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Datenschutzerklärung

Information zur Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns sehr wichtig. Daher möchten wir Sie über unsere Datenschutzgrundsätze und Abläufe der Verwendung Ihrer Angaben und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.
Die SWK AG setzt sowohl technische als auch organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten vor Manipulation, Verlust, Zerstörung oder auch unbefugten Zugriff zu schützen und überprüft die Sicherheitsmaßnahmen entsprechend der technologischen Entwicklungen.


1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die

SWK AG
Vorstand: Carsten Liedtke, Kerstin Abraham
St. Töniser Str. 124
47804 Krefeld
E-Mail: info@swk.de


2. Wer ist Datenschutzbeauftragter?

Den Datenschutzbeauftragten der SWK erreichen Sie unter datenschutzbeauftragter@swk.de oder der oben genannten Postadresse mit dem Zusatz „Der Datenschutzbeauftragte“.



3. Welche Datenkategorien nutzen wir als Arbeitgeber und woher stammen diese?

Beginnend mit der Online-Registrierung in unserem Bewerberportal speichern wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens. Dies gilt sowohl für Bewerbungen auf konkrete Ausschreibungen als auch für Initiativbewerbungen, unabhängig davon, ob Sie diese digital oder auch offline per Post übermitteln. Daten aus Papier- und E-Mailbewerbungen werden manuell in unser Bewerbermanagementsystem übertragen und dann vernichtet.
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere folgende Kategorien:

  • Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail, Telefon-/Handynummer)
  • Von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. Führerschein)
  • Lebenslauf, insbesondere Angaben zu Berufserfahrung und Ausbildung,
  • Kompetenzen,
  • Zeugnisse, Qualifikationen, Auszeichnungen und Sprachfähigkeiten,
  • Per Upload zur Verfügung gestellte Dateien und Dokumente
  • Motivationsschreiben
  • Bewerbungsfoto
  • ggf. Daten zur Bankverbindung (um Reisekosten zu erstatten),
  • Ggf. Auskunftsangaben (Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?)

Darüber hinaus erstellen wir Daten über die Beurteilung und Bewertung im Bewerbungsverfahren und dokumentieren den Bewerbungsverlauf als Historie.

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung, Jobportal) erhalten haben.


4. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Die vorrangige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 b) DSGVO. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses ist die Verarbeitung dieser Daten für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich.

Daneben können ggf. Ihre uns gesondert erteilten Einwilligungen gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a), 7 DSGVO i. V. m. § 26 Abs.2 BDSG als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden.


5. Besondere Informationen zu Online-Tests im Rahmen der Auswahlverfahren

In bestimmten Auswahlverfahren laden wir Sie zur Teilnahme an einem Online-Test ein. Vor der Testteilnahme werden auf der Test-Startseite personenbezogene Daten (wie z. B. Vorname, Nachname, Adresse, Alter, [zu erlangender] Schulabschluss) abgefragt. Wenn Sie die Daten auf der Teststartseite eingegeben haben und den „Test starten“-Button betätigen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten über eine verschlüsselte Verbindung übertragen und auf einem Server in Deutschland gespeichert; der Server wird durch einen von uns beauftragten Dienstleister gehosted und administriert.


6. Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die für das konkrete Bewerbungsverfahren zuständig sind. Das sind die Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie die Fachbereiche, in denen eine Stelle besetzt werden soll, die Führungskräfte und die potenziellen Vorgesetzten, gegebenenfalls erhalten der Betriebsrat und die Schwerbehindertenvertretung die Bewerbungsunterlagen. Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter, vgl. Art. 28 DSGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten verarbeiten.


7. Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?

Wir übermitteln keine personenbezogenen Daten an Dritte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).


8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Sofern Sie unser Jobportal nutzen, aktiviert sich Ihr Profil mit jeder Aktivität der Kontaktaufnahme oder mit der Vornahme von Änderungen durch Sie und wird jeweils über einen Zeitraum von 180 Tagen beginnend mit Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert.
Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich, bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Sofern keine Einstellung erfolgt, ist dies regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bzw. nach 6 Monaten Inaktivität durch Sie der Fall.

In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z. B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre).
Sofern Sie uns Ihre Erlaubnis erteilt haben, Ihre personenbezogenen Daten über das Bewerbungsverfahren hinaus für einen festgelegten Zeitraum zu speichern, gilt dieser Aufbewahrungszeitraum.


9. Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Als Betroffener stehen Ihnen folgende Rechte zu:

  • das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
  • das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
  • das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO sowie
  • das Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Ihre erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Den Widerruf richten Sie bitte an hr@swk.de.


10. Wo können Sie sich beschweren?

Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).
Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-999, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de


11. Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?

Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung – einschließlich Profiling – über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.


12. Notwendigkeit der Datenbereitstellung

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die wir für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung benötigen. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, Ihre Bewerbung eingehend zu prüfen oder mit Ihnen zu kommunizieren. Wenn wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten können, werden wir Sie im laufenden Bewerbungsverfahren nicht berücksichtigen.

Stand der datenschutzrechtlichen Information: November 2023

13. Weitere Hinweise

Ergänzend zu den oben aufgeführten Informationen zur Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten können die weiteren Datenschutzbestimmungen der SWK unter folgendem Link eingesehen werden: https://www.swk.de/privatkunden/datenschutz

Wenn Sie uns Ihre Erlaubnis erteilt haben, Ihre personenbezogenen Daten über das Bewerbungsverfahren hinaus für einen festgelegten Zeitraum zu speichern oder die Daten im Konzernverbund für ähnliche Besetzungsverfahren zu verwenden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz1 lit. a) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (insbesondere Gesundheitsdaten, z. B. eine Schwerbehinderung) gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Bewerbungsprozesses ausschließlich dazu, die uns gemäß § 164 SGB IX obliegenden Pflichten zu erfüllen.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber und über die dafür gegebene Rechtsgrundlage informieren.